Je fais partie de ces gens qui ont besoin de tout noter, de tout organiser, de faire des listes afin d’y voir plus clair et de ne pas me sentir surchargé. Impossible pour moi de procéder différemment sinon c’est la procrastination assurée. J’ai souvent changé de méthode pour m’organiser mais voilà plusieurs mois que je fonctionne autrement et c’est plutôt efficace ! Dans cet article, je vais donc vous dévoiler mon organisation et mes outils de freelance qui me permettent d’y voir plus clair et de bien programmer mes journées, semaines et mois et de mettre en avant mes objectifs et tâches à accomplir. Je vous partage aussi quelques méthodes ainsi que des conseils pour éviter la procrastination. C’est parti !
Sommaire
Les différents outils à utiliser en tant que freelance
Il existe désormais une multitude d’outil pour vous aider à vous organiser et planifier vos tâches. À vous de voir celles qui vous conviennent le mieux. Pour ma part, je travaille essentiellement avec Google Keep, Ical, Google Agenda, WhatsApp, Google Drive, mes notes.
Utilisez un calendrier pour planifier vos tâches et vos projets est vraiment pratique. Vous pouvez utiliser un calendrier papier ou une application de calendrier en ligne, telle que Google Calendar ou Ical.
Un outil de gestion de projet tel que Trello, Asana ou Monday.com est aussi très pratique car cela peut vous aider à organiser vos tâches et à suivre vos progrès, surtout si vous travaillez en équipe !
Vous allez forcément devoir faire des factures, la comptabilité, ma bête noire ! Pour ma part, j’ai une super application personnalisée qui me permet d’avoir une fiche par client et avec laquelle je peux faire mes factures et mes suivis. Je gagne un temps fou ! Je ne peux pas vous en dire plus car elle a été créé pour moi et ne part pas d’un logiciel en ligne. Cependant voici des logiciels de facturation : FreshBooks ou QuickBooks qui pourront faciliter la gestion de vos factures et des paiements.
Vous pouvez utiliser un système de stockage en ligne comme Dropbox ou Google Drive pour stocker et partager facilement vos fichiers avec vos clients. Moi j’utilise Google Drive pour stoker mes photos et documents.
Utiliser un bloqueur de distraction peut aussi être une bonne option si vous avez du mal à vous concentrer : Freedom ou StayFocusd bloquent les sites web et les applications qui vous distraient pendant que vous travaillez.
Et enfin, si vous travaillez sur plusieurs projets, je ne peux que vous conseiller d’utiliser une application de suivi de temps telle que Toggl ou RescueTime pour surveiller le temps que vous passez sur chaque tâche et identifier les domaines où vous pouvez être plus productif.
Ces petites choses à mettre en place pour être productif
Pas de secret, si vous voulez être productif, il va falloir établir certaines règles comme :
Établir un horaire régulier : Établissez un horaire régulier pour vos tâches de travail et de vie personnelle, afin de vous aider à éviter la procrastination et à rester organisé.
Évitez les distractions : Évitez les distractions en désactivant les notifications sur votre téléphone et en utilisant des écouteurs antibruit si nécessaire.
Utilisez des techniques de gestion du temps : Utilisez des techniques de gestion du temps telles que la méthode Pomodoro pour vous aider à rester concentré et productif tout au long de la journée.
Retrouvez mon article avec des astuces pour faire face au travail qui s'accumule.
C’est quoi la méthode Pomodoro ?
La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps qui aide à améliorer la productivité en divisant le temps de travail en intervalles de temps plus courts et en prenant des pauses régulières. Cette méthode a été inventée dans les années 1980 par un entrepreneur et étudiant en développement personnel italien nommé Francesco Cirillo.
L’inspiration pour la méthode Pomodoro est venue à Cirillo en observant une minuterie en forme de tomate (pomodoro en italien) qu’il avait dans sa cuisine. Il a commencé à utiliser cette minuterie pour diviser son temps de travail en blocs de 25 minutes, suivis de courtes pauses de 5 à 10 minutes. Après quatre blocs de 25 minutes, il prenait une pause plus longue d’environ 15 à 30 minutes.
La méthode Pomodoro est maintenant largement utilisée par les professionnels du monde entier pour augmenter leur productivité et améliorer leur gestion du temps. Elle consiste à suivre ces étapes :
Choisir une tâche à accomplir ;
Régler une minuterie pour 25 minutes et travailler sans interruption sur la tâche ;
Prendre une pause de 5 à 10 minutes après chaque bloc de 25 minutes ;
Après quatre blocs de 25 minutes, prendre une pause plus longue de 15 à 30 minutes ;
Répéter le processus pour chaque tâche à accomplir.
La méthode Pomodoro est efficace pour maintenir la concentration et la productivité, tout en évitant la fatigue mentale. Elle permet également de mieux gérer les interruptions et les distractions en les intégrant dans les pauses régulières.
C’est quoi la procrastination réellement ?
La procrastination se définit comme le fait de remettre à plus tard une tâche ou une décision qui doit être faite, au lieu de la réaliser immédiatement ou dans un délai raisonnable.
C’est un comportement souvent associé à la perte de temps, à la réduction de la productivité et à l’augmentation du stress, car les tâches non effectuées continuent de peser sur l’esprit et peuvent finir par s’accumuler, ce qui peut entraîner une pression accrue à l’approche des délais.
La procrastination peut avoir de nombreuses causes, notamment la peur de l’échec, l’anxiété, le manque de motivation, la fatigue, le manque de concentration ou la difficulté à organiser son temps et ses priorités. Il est important de reconnaître les signes de la procrastination et d’adopter des stratégies pour la surmonter, afin de maximiser la productivité et de réduire le stress et l’anxiété.
Quel est le temps recommandé par jour en tant que freelance ?
Le temps moyen recommandé pour travailler dans une journée pour éviter la surcharge mentale varie en fonction de plusieurs facteurs tels que le type de travail effectué, le niveau de complexité des tâches, le niveau de stress et de fatigue ressenti, etc.
Cependant, certaines recherches suggèrent que travailler pendant des périodes de 25 à 90 minutes suivies d’une pause régulière peut aider à maintenir une productivité élevée tout en évitant la fatigue mentale. Cette méthode est appelée la méthode Pomodoro, qui consiste à travailler intensément pendant 25 minutes, suivies d’une pause de 5 à 10 minutes, puis de recommencer.
De plus, il est généralement recommandé de ne pas travailler plus de 8 heures par jour, avec des pauses régulières toutes les 2 heures, pour éviter la surcharge mentale et la fatigue. En fin de compte, le temps de travail optimal dépend de chaque personne, de sa capacité à se concentrer et de sa tolérance à la fatigue mentale. Il est important de trouver un équilibre entre les périodes de travail et les périodes de pause pour éviter la surcharge mentale et maintenir une productivité optimale tout au long de la journée.
Mon outil d’organisation de freelance préféré : Google Keep
Mon application à moi et celle que j’utilise le plus c’est Google Keep. J’y note tout !
J’ai un dossier planning avec chaque jour de la semaine. J’y mets les taches bien spécifiques. En début de semaine je réorganise tout en fonction de mes projets et choses importantes à faire.
J’ai d’autres dossiers plus spécifiques aussi. Bref, j’adore cette application.
Grosso modo, c’est une application de prise de notes et de listes de tâches créée par Google. Elle est disponible sur le Web et sur les appareils mobiles (Android et iOS).
Avec Google Keep, vous pouvez créer des notes, des listes de tâches, des rappels, des étiquettes, des dessins et des enregistrements vocaux. Vous pouvez également organiser vos notes en les classant par couleur ou en les ajoutant à des étiquettes personnalisées pour une recherche facile.
De plus, Google Keep synchronise automatiquement vos notes sur tous vos appareils connectés à votre compte Google, vous permettant d’y accéder facilement de n’importe où. Vous pouvez également partager des notes avec d’autres personnes et collaborer en temps réel.
Google Keep est une application simple et pratique pour la prise de notes et la gestion des tâches, et peut être utile pour les freelances pour organiser leur travail et suivre leurs tâches.
Comment éviter une mauvaise organisation de freelance
Voici quelques erreurs à éviter pour être le plus organisé possible !
Ne pas avoir un horaire de travail régulier : Il est important de fixer des heures de travail régulières et de s’y tenir autant que possible. Cela permet de créer une routine de travail et d’optimiser la productivité.
Ne pas établir des priorités claires : Il est essentiel de hiérarchiser les tâches et de travailler sur celles qui sont les plus importantes ou les plus urgentes en premier. Cela permet de ne pas être débordé par un trop grand nombre de tâches à accomplir.
Ne pas fixer des objectifs clairs : Il est important de définir des objectifs spécifiques pour chaque projet et de travailler en fonction de ces objectifs. Cela permet de rester concentré et de ne pas perdre de vue les résultats à atteindre.
Ne pas établir un système de gestion de fichiers efficace : Il est important de classer et d’organiser les fichiers de manière logique et cohérente pour pouvoir y accéder rapidement et facilement.
Ne pas prendre de pauses régulières : Prendre des pauses régulières est important pour éviter la fatigue mentale et physique, maintenir la concentration et la productivité.
Ne pas se fixer de limites de temps pour chaque tâche : Il est important de fixer des limites de temps pour chaque tâche afin de rester concentré et d’éviter de perdre du temps sur des tâches moins importantes.
Ne pas se mettre des objectifs réalistes : Il est important de se fixer des objectifs réalistes en fonction du temps et des ressources disponibles. Fixer des objectifs irréalisables peut causer du stress et de la frustration, et nuire à la qualité du travail.
En évitant ces erreurs courantes, vous pouvez améliorer votre organisation en tant que freelance et optimiser votre temps et vos efforts pour être plus productif et efficace.
N’hésitez pas à me partager vos astuces, organisation et outils de freelance !
